Krajowa procedura dotycząca składania wniosków o wpis na Międzynarodową Listę Programu UNESCO Pamięci Świata

Zagadnienia wstępne

Program UNESCO Pamięć Świata realizuje trzy główne cele: ułatwienie zachowania przeszłego, teraźniejszego i przyszłego dziedzictwa dokumentacyjnego ludzkości, wsparcie powszechnego dostępu do dziedzictwa dokumentacyjnego, zwiększenie w skali całego świata świadomości dotyczącej istnienia i znaczenia dziedzictwa dokumentacyjnego i w ten sposób wzmocnienie dialogu i wzajemnego rozumienia między ludźmi oraz pomiędzy kulturami. Celom tym służy między innymi tworzenie Międzynarodowej Listy Pamięci Świata. Wpisywane są na nią dokumenty o znaczeniu ponadnarodowym i ponadregionalnym. Do działań Programu należy między innymi także prowadzenie list krajowych i regionalnych, które gromadzą dziedzictwo dokumentacyjne o szczególnym znaczeniu dla poszczególnych państw i regionów świata.

Jak podkreśla Zalecenie UNESCO z 2015 r. w sprawie zachowania i dostępu do dziedzictwa dokumentacyjnego, w tym dziedzictwa cyfrowego, państwa członkowskie powinny promować – jako sposób podnoszenia poziomu świadomości – identyfikowanie obiektów dziedzictwa dokumentacyjnego o szczególnym znaczeniu i zgłaszanie ich na listy krajowe i regionalne oraz na Międzynarodową Listę Pamięci Świata.

Założenia Programu Pamięć Świata i zasady dotyczące wpisywania obiektów dziedzictwa dokumentacyjnego na Międzynarodową Listę Pamięci Świata są określone w Ogólnych Wytycznych (General guidelines of the Memory of the World (MoW) Programme, dalej: GG), zawierających zmiany zasad i procedur dotyczących Programu, wprowadzone w 2021 r.

Według obecnie obowiązujących zasad, kandydatury na Międzynarodową Listę Pamięci Świata mogą być składane raz na dwa lata w terminie każdorazowo ustalanym przez UNESCO. Od ogłoszenia naboru do terminu złożenia wniosków nominacyjnych w Sekretariacie Programu Pamięć Świata w Paryżu upływają co najmniej cztery miesiące.

Obiekty dziedzictwa dokumentacyjnego będące przedmiotem wpisu mogą być pojedynczymi dokumentami lub kolekcjami.

Kandydatury (ang. nominations) mogą być przedstawiane przez państwa członkowskie UNESCO, organizacje międzynarodowe lub przez osoby fizyczne, prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, lecz mające zdolność do czynności prawnych na podstawie przepisów odrębnych. Państwa członkowskie mogą również składać wspólne kandydatury (ang. joint nominations). Z wyjątkiem kandydatur niektórych organizacji międzynarodowych, wnioski nominacyjne przekazywane są do Sekretariatu Programu Pamięć Świata w Paryżu za pośrednictwem narodowego komitetu do spraw UNESCO kraju zgłaszającego kandydaturę lub koordynującego zgłoszenie wspólnej kandydatury, przy zaangażowaniu, w państwach, w których istnieją, krajowych komitetów Programu UNESCO Pamięć Świata.

W celu usprawnienia procesu wyboru i przygotowania kandydatur na poziomie krajowym, Polski Komitet do spraw UNESCO i Polski Komitet Programu UNESCO Pamięć Świata przyjęły następujące procedury krajowe:

Procedura zgłaszania propozycji kandydatur

  1. Zgłoszenie zamiaru przedłożenia propozycji wpisu obiektu dziedzictwa dokumentacyjnego przez zainteresowanych może nastąpić w dowolnym momencie przed ogłoszeniem naboru kandydatur przez UNESCO. Z uwagi na czas niezbędny do finalizacji procesu opracowania i zgłoszenia wniosku nominacyjnego, w przypadku, gdy zgłoszenie zamiaru przedłożenia propozycji wpisu nastąpi w terminie krótszym niż miesiąc przed ogłoszeniem naboru wniosków przez UNESCO, z reguły jej ewentualne zgłoszenie będzie mogło mieć miejsce w ramach kolejnego naboru.
  2. List intencyjny w sprawie zamiaru przedłożenia propozycji wpisu powinien być skierowany do Sekretarza Generalnego Polskiego Komitetu do spraw UNESCO (komitet@unesco.pl), który następnie przekazuje go Przewodniczącemu Polskiego Komitetu Programu UNESCO Pamięć Świata z prośbą o zaopiniowanie.
  3. Po otrzymaniu opinii od Przewodniczącego Polskiego Komitetu Programu UNESCO Pamięć Świata Polski Komitet do spraw UNESCO przekazuje wnioskodawcy informacje o akceptacji zamiaru przedłożenia propozycji lub o odmowie. Odmowa dalszego rozpatrywania propozycji może nastąpić w szczególności w przypadku negatywnej opinii Polskiego Komitetu Programu UNESCO Pamięć Świata lub stwierdzenia niezgodności propozycji z zasadami określonymi w GG.
  4. Po otrzymaniu akceptacji wnioskodawca przesyła projekt wniosku nominacyjnego na Międzynarodową Listę Pamięci Świata w terminie dwóch tygodni po ogłoszeniu naboru wniosków przez UNESCO, drogą elektroniczną, do Polskiego Komitetu do spraw UNESCO, na aktualnym formularzu UNESCO wypełnionym w języku polskim, albo w językach polskim i angielskim. Wzór formularza udostępniany jest na stronach internetowych Programu UNESCO Pamięć Świata (GG, par. 8.5.1.6). W projekcie wniosku nominacyjnego należy podać dane kontaktowe koordynatora projektu, który w przypadku akceptacji kandydatury stanie się koordynatorem prac nad właściwym wnioskiem nominacyjnym, informacje o właścicielu/-ach obiektu oraz o statusie prawnym obiektu, podmiocie składającym wniosek nominacyjny i osobie uprawnionej do podpisania go, a w przypadku, gdy podmiot składający wniosek nominacyjny nie jest tożsamy z właścicielem obiektu, informację o zgodzie właściciela. Projekt wniosku nominacyjnego powinien zawierać prezentację obiektu dziedzictwa dokumentacyjnego obejmującą uzasadnienie, że spełnione są kryteria dopuszczalności i kryteria wpisu, a także wszelkie dodatkowe informacje, które mogą okazać się istotne przy ocenianiu kandydatury (kryteria dopuszczalności: GG 8.2; kryteria wpisu: GG 8.3).
  5. Polski Komitet do spraw UNESCO sprawdza projekty wniosków nominacyjnych pod względem zgodności z formularzem i przekazuje je Polskiemu Komitetowi Programu UNESCO Pamięć Świata.

Procedura wyboru kandydatur oraz opracowania i zatwierdzenia wniosków nominacyjnych

  1. Na podstawie projektów wniosków nominacyjnych przekazanych przez Polski Komitet do spraw UNESCO, w terminie sześciu tygodni po ogłoszeniu naboru wniosków przez UNESCO, Polski Komitet Programu UNESCO Pamięć Świata dokonuje wyboru maksimum dwóch potencjalnych polskich kandydatur krajowych. Może zaistnieć również sytuacja, w której żadna z propozycji nie zostanie wybrana do zgłoszenia w ramach danego cyklu nominacyjnego. Polski Komitet Programu UNESCO Pamięć Świata przygotowuje stosowne rekomendacje.
  2. W przypadku wpłynięcia projektu międzynarodowego wniosku nominacyjnego dotyczącego wspólnej kandydatury, koordynowanego przez podmiot na terenie Polski lub instytucję polską za granicą, Polski Komitet Programu UNESCO Pamięć Świata zajmuje stanowisko, przygotowuje stosowne rekomendacje i ewentualnie ustala wstępny harmonogram prac obejmujący współpracę z innymi krajami. W razie otrzymania przez stronę polską propozycji włączenia obiektu dziedzictwa dokumentacyjnego z Polski do wspólnego wniosku nominacyjnego, którego przygotowanie i zgłoszenie jest koordynowane przez podmiot zagraniczny, zajmuje stanowisko w sprawie tej propozycji i przygotowuje stosowne rekomendacje.
  3. Polski Komitet do spraw UNESCO, na podstawie rekomendacji Polskiego Komitetu Programu UNESCO Pamięć Świata, przedstawia ministrowi właściwemu do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego opinię na temat kandydatur wybranych w ramach cyklu nominacyjnego Programu Pamięć Świata z wnioskiem o ich akceptację. Zgłoszenie kandydatury do Sekretariatu Programu Pamięć Świata w Paryżu, o którym mowa w par. 16, staje się możliwe pod warunkiem jej akceptacji przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego przekazanej Polskiemu Komitetowi do spraw UNESCO najpóźniej w terminie dwóch tygodni przed upływem ogłoszonego przez UNESCO terminu zgłoszeń.
  4. Podmioty zgłaszające projekty wniosków są zawiadamiane drogą elektroniczną przez Polski Komitet do spraw UNESCO o wstępnej akceptacji zgłoszenia kandydatury lub o odmowie w wyniku działań, o których mowa w par. 6 i par. 7. W przypadku uzyskania wstępnej akceptacji, podmioty te są proszone o opracowanie, zgodnie z GG, kompletnych wniosków nominacyjnych w języku angielskim, na wyżej wspomnianym formularzu UNESCO wraz z wymaganymi przez UNESCO załącznikami.
  5. Kompletne wnioski nominacyjne powinny być przekazane drogą elektroniczną do Polskiego Komitetu do spraw UNESCO najpóźniej miesiąc przed terminem zgłaszania kandydatur do Sekretariatu Programu Pamięć Świata w Paryżu.
  6. Polski Komitet do spraw UNESCO sprawdza wnioski nominacyjne pod względem zgodności z formularzem i przekazuje Polskiemu Komitetowi Programu UNESCO Pamięć Świata.
  7. Polski Komitet Programu UNESCO Pamięć Świata opracowuje uwagi merytoryczne do każdego wniosku i przekazuje Polskiemu Komitetowi do spraw UNESCO, a Polski Komitet do spraw UNESCO przedstawia je wnioskodawcy wraz z ewentualnymi własnymi uwagami.
  8. Ewentualne poprawki uwzględniające uwagi, o których mowa w par. 12, wprowadzane są przez wnioskodawcę w terminie wyznaczonym przez Polski Komitet do spraw UNESCO w porozumieniu z Przewodniczącym Polskiego Komitetu Programu UNESCO Pamięć Świata. Poprawiony wniosek nominacyjny przekazywany jest przez wnioskodawcę do Polskiego Komitetu do spraw UNESCO, który odsyła go do ponownej oceny Polskiemu Komitetowi Programu UNESCO Pamięć Świata.
  9. Po upływie terminu, o którym mowa w par. 13:
  10. W przypadku otrzymania wniosku uwzględniającego uwagi, o których mowa w par. 12, Polski Komitet Programu UNESCO Pamięć Świata zatwierdza wniosek nominacyjny ze swojej strony, oraz udziela rekomendacji Polskiemu Komitetowi do spraw UNESCO do przekazania go – w razie akceptacji kandydatury, o której mowa w par. 8 – do Sekretariatu Programu Pamięć Świata w Paryżu jako polskiej kandydatury na Międzynarodową Listę Pamięci Świata;
  11. W przypadku, gdy po upływie terminu wymienionego w par. 13 we wniosku nominacyjnym nadal nie są uwzględnione lub, zdaniem Polskiego Komitetu Programu UNESCO Pamięć Świata, nie są uwzględnione w sposób wystarczający uwagi, o których mowa w par. 12, Polski Komitet Programu UNESCO Pamięć Świata nie zatwierdza wniosku oraz rekomenduje Polskiemu Komitetowi do spraw UNESCO, aby nie przekazywał wniosku do Sekretariatu Programu Pamięć Świata. Po uwzględnieniu uwag, o których mowa powyżej, wnioskodawca może ponowne zgłosić kandydaturę w ramach kolejnych naborów kandydatur na Międzynarodową Listę Pamięci Świata;
  12. W sprawie wniosków dotyczących wspólnych kandydatur międzynarodowych, których przygotowanie i zgłoszenie jest koordynowane przez podmioty na terenie Polski lub polskie instytucje za granicą, a także w sprawie innych wspólnych kandydatur międzynarodowych, o których mowa w par. 7, punkty 1) i 2) stosuje się odpowiednio.
  13. Polski Komitet do spraw UNESCO i Polski Komitet Programu UNESCO Pamięć Świata mogą konsultować się z instytucjami i ekspertami zewnętrznymi.

Zgłoszenie wniosków nominacyjnych do UNESCO

  1. Polski Komitet do spraw UNESCO dokonuje zgłoszenia kandydatury do UNESCO poprzez przekazanie wniosku nominacyjnego do Sekretariatu Programu Pamięć Świata w Paryżu zgodnie z aktualnymi wytycznymi UNESCO, pod warunkiem wcześniejszej akceptacji kandydatury, o której mowa w par. 8, oraz zatwierdzenia wniosku nominacyjnego, o którym mowa w par. 14.1.
  2. W przypadku ponownego złożenia wniosku przez wnioskodawcę, zgodnie z par. 14.2, warunkiem przekazania go do UNESCO jest zarówno zatwierdzenie go, o którym mowa w par. 14.1, jak i ponowne uzyskanie akceptacji kandydatury, wymienionej w par. 8.

Zagadnienia końcowe

Po zakończeniu procesu oceny wniosków nominacyjnych przez Międzynarodowy Komitet Doradczy Programu Pamięć Świata oraz procesu decyzyjnego Rady Wykonawczej UNESCO wnioskodawcy są informowani przez Sekretariat Programu Pamięć Świata o decyzjach dotyczących zgłoszonych kandydatur (por. GG par. 8.5.3.5.5). W trakcie trwania powyższych procesów z wnioskodawcami mogą kontaktować się w sprawach dotyczących ich wniosków nominacyjnych przedstawiciele Sekretariatu Programu Pamięć Świata, w przypadkach określonych w GG par. 8.5 oraz GG par. 8.6, a także przedstawiciele Polskiego Komitetu Programu Pamięć Świata i Polskiego Komitetu do spraw UNESCO.